Многие предприниматели считают, что регистрации эстонской компании достаточно, чтобы в налоговых целях она считалась эстонской компанией.
В действительности это не так.
Если вы проживаете в Германии, Франции, Испании или другой стране, налоговая служба вашей страны может задать вам один очень простой вопрос:
Где именно находится эта компания и осуществляет ли она свою деятельность на самом деле?
Если на этот вопрос не удастся дать убедительный ответ, налоговые органы страны происхождения могут рассматривать компанию как местную и облагать ее налогом в соответствии с правилами своей страны.
Хорошая новость в том, что этой ситуации можно избежать.
Для этого не требуется создавать фиктивную структуру, а необходимо задокументировать фактическую деятельность и управление компанией.
Многие предприниматели считают, что регистрации эстонской компании достаточно, чтобы в налоговых целях она считалась эстонской компанией.
В действительности это не так.
Если вы проживаете в Германии, Франции, Испании или другой стране, налоговая служба вашей страны может задать вам один очень простой вопрос:
Где именно находится эта компания и осуществляет ли она свою деятельность на самом деле?
Если на этот вопрос не удастся дать убедительный ответ, налоговые органы страны происхождения могут рассматривать компанию как местную и облагать ее налогом в соответствии с правилами своей страны.
Хорошая новость в том, что этой ситуации можно избежать.
Для этого не требуется создавать фиктивную структуру, а необходимо задокументировать фактическую деятельность и управление компанией.
Три вопроса, на которые вы должны уметь ответить.
Прежде чем собирать документы, задайте себе три вопроса.
✔ Компания ведет реальную деятельность?
✔ Документированы ли решения руководства компании?
✔ Есть ли какие-либо документы компании, подтверждающие это?
утвердительно на все три вопроса, значит, вы на правильном пути.
Эти три вопроса составляют основу, или сущность, фактического существования компании.
Три столпа, на которых фактически зиждется существование компании.
1. Компания должна фактически существовать.
Одной лишь записи в реестре недостаточно для подтверждения фактического существования компании.
Для этого компания должна иметь, например:
- действительный зарегистрированный адрес;
- контактное лицо (при необходимости);
- функционирующий банковский или платежный счет;
- бухгалтерская организация;
- Собственный адрес электронной почты компании, домен и другие официальные каналы связи.
Ни один из этих документов сам по себе не имеет решающего значения.
Вместе они создают правдоподобную картину того, как компания на самом деле функционирует.
2. Решения руководства должны быть проверяемыми.
Зачастую это самая важная часть.
Когда налоговые органы страны происхождения хотят оценить, где фактически осуществляется управление компанией, они в первую очередь обращают внимание на то, где и как принимаются важные управленческие решения.
Для этого стоит поддерживать:
- решения совета директоров;
- протоколы важных решений;
- дневник решений;
- записи в календаре;
- проездные документы;
- другие доказательства, подтверждающие время и место принятия решения.
Количество документов не имеет значения.
Важно, чтобы они отражали реальные события.
3. Компания должна фактически вести бизнес.
Третий столп доказывает, что компания существует не только в реестре.
Это показано, например:
- клиентские договоры;
- Договоры с поставщиками и партнерами;
- Счета и платежи;
- проекты;
- результаты работы;
- прочая стандартная деловая документация.
В случае операционной компании эти документы возникают в ходе обычной хозяйственной деятельности.
Важно просто поддерживать их в надлежащем состоянии.
С чего начать?
В первый год работы стоит с самого начала собрать всю необходимую документацию.
Первый месяц
- зарегистрированный адрес;
- Контактное лицо;
- бухгалтерская организация;
- Официальный адрес электронной почты и домен компании.
следующие месяцы
- функционирующий платежный счет;
- документирование решений совета директоров;
- ведение дневника принятия решений;
- документирование поездок и встреч.
В конце года
Составьте краткое описание деятельности компании, ее управления и основных решений и храните его вместе с остальными документами.
Впоследствии он может стать одним из важнейших документов во всей корпоративной документации.
Что мы не рекомендуем в Business Hub?
Мы никогда не рекомендуем создавать документы задним числом, просто чтобы создать впечатление о деятельности компании.
Подобные документы часто легко узнать, и они могут вызвать больше вопросов, чем дать ответов.
Наш принцип прост:
Документы создаются не для того, чтобы скрывать реальность. Документы доказывают реальность.
Если необходимо изменить фактическую деятельность компании, то изменения должны касаться именно этой деятельности, а не документов.
А что, если бизнесом можно управлять из дома?
Это также не означает автоматически, что существует проблема.
Важно честно оценить ситуацию.
В некоторых случаях может быть целесообразно:
- укрепить фактическую деятельность компании в Эстонии;
- учитывать налоговые правила страны происхождения;
- или оцените, подходит ли вам эстонская компания.
Наихудшим решением будет попытка скрыть реальное положение дел с помощью документов.
Вы сможете справиться с этим самостоятельно?
Вероятно, да, если:
- Деятельность компании проста;
- Вы готовы документировать свою деятельность на постоянной основе;
- Вы хотите предотвратить возможные проблемы в будущем.
Стоит обратиться за помощью к специалисту, если:
- Компания осуществляет свою деятельность в нескольких странах;
- Вы являетесь единственным владельцем и единственным сотрудником;
- Вы не уверены, как налоговые органы вашей страны оценят компанию;
- Вы хотите систематически создавать документацию для своей компании.
Нужна помощь?
Если вы хотите оценить, достаточно ли документирована деятельность и управление вашей эстонской компанией, мы поможем вам провести эту проверку вместе.
В ходе бесплатной 15-минутной консультации мы определим, какие аспекты деятельности компании уже хорошо организованы, а каким следует уделить больше внимания.