Paljud ettevõtjad usuvad, et Eesti ettevõtte registreerimisest piisab, et seda käsitletaks maksustamisel Eesti ettevõttena.
Tegelikkuses see nii ei ole.
Kui elad Saksamaal, Prantsusmaal, Hispaanias või mõnes teises riigis, võib sinu koduriigi maksuamet küsida ühe väga lihtsa küsimuse:
Kus seda ettevõtet tegelikult juhitakse ja kas see tegutseb päriselt?
Kui sellele küsimusele ei ole võimalik veenvalt vastata, võib koduriigi maksuamet käsitleda ettevõtet kohaliku ettevõttena ning maksustada seda oma riigi reeglite järgi.
Hea uudis on see, et sellist olukorda on võimalik ennetada.
Selleks ei ole vaja luua näilist tegevust, vaid dokumenteerida ettevõtte tegelik tegevus ja juhtimine.
Paljud ettevõtjad usuvad, et Eesti ettevõtte registreerimisest piisab, et seda käsitletaks maksustamisel Eesti ettevõttena.
Tegelikkuses see nii ei ole.
Kui elad Saksamaal, Prantsusmaal, Hispaanias või mõnes teises riigis, võib sinu koduriigi maksuamet küsida ühe väga lihtsa küsimuse:
Kus seda ettevõtet tegelikult juhitakse ja kas see tegutseb päriselt?
Kui sellele küsimusele ei ole võimalik veenvalt vastata, võib koduriigi maksuamet käsitleda ettevõtet kohaliku ettevõttena ning maksustada seda oma riigi reeglite järgi.
Hea uudis on see, et sellist olukorda on võimalik ennetada.
Selleks ei ole vaja luua näilist tegevust, vaid dokumenteerida ettevõtte tegelik tegevus ja juhtimine.
Kolm küsimust, millele pead suutma vastata
Enne dokumentide kogumist küsi endalt kolm küsimust.
✔ Kas ettevõttel on tegelik tegevus?
✔ Kas ettevõtte juhtimisotsused on dokumenteeritud?
✔ Kas ettevõtte kohta on olemas dokumendid, mis seda kinnitavad?
Kui saad kõigile kolmele küsimusele vastata jah, oled õigel teel.
Need kolm küsimust moodustavadki ettevõtte tegeliku olemasolu aluse ehk substantsi.
Kolm sammast, millele ettevõtte tegelik olemasolu toetub
1. Ettevõte peab päriselt olemas olema
Registrikanne üksi ei tõenda veel ettevõtte tegelikku olemasolu.
Selleks peaks ettevõttel olema näiteks:
- kehtiv registreeritud aadress;
- kontaktisik (vajadusel);
- toimiv panga- või maksekonto;
- raamatupidamise korraldus;
- ettevõtte oma e-posti aadress, domeen ja muud ametlikud suhtluskanalid.
Ükski neist dokumentidest ei ole eraldi otsustava tähtsusega.
Koos annavad need usutava pildi, et ettevõte tegutseb päriselt.
2. Juhtimisotsused peavad olema tõendatavad
See on sageli kõige olulisem osa.
Kui koduriigi maksuamet soovib hinnata, kus ettevõtet tegelikult juhitakse, vaadatakse eelkõige seda, kus ja kuidas on tehtud olulised juhtimisotsused.
Selleks tasub säilitada:
- juhatuse otsused;
- olulisemate otsuste protokollid;
- otsuste päevik;
- kalendrikanded;
- reisidokumendid;
- muud tõendid, mis kinnitavad otsuste tegemise aega ja kohta.
Oluline ei ole dokumentide hulk.
Oluline on, et need kajastaksid tegelikke sündmusi.
3. Ettevõte peab tegelikult äri tegema
Kolmas sammas tõendab, et ettevõte ei eksisteeri ainult registris.
Seda aitavad näidata näiteks:
- kliendilepingud;
- tarnijate ja koostööpartnerite lepingud;
- arved ja maksed;
- projektid;
- töö tulemused;
- muu tavapärane äridokumentatsioon.
Tegutseva ettevõtte puhul tekivad need dokumendid loomuliku äritegevuse käigus.
Oluline on need lihtsalt säilitada.
Kuidas alustada?
Esimesel tegevusaastal tasub kogu dokumentatsioon üles ehitada kohe algusest.
Esimene kuu
- registreeritud aadress;
- kontaktisik;
- raamatupidamise korraldus;
- ettevõtte ametlik e-post ja domeen.
Järgmised kuud
- toimiv maksekonto;
- juhatuse otsuste dokumenteerimine;
- otsuste päeviku pidamine;
- reiside ja kohtumiste dokumenteerimine.
Aasta lõpus
Koosta lühike kokkuvõte ettevõtte tegevusest, juhtimisest ja olulisematest otsustest ning säilita see koos ülejäänud dokumentidega.
Hiljem võib sellest saada üks olulisemaid dokumente kogu ettevõtte toimikus.
Mida me Business Hub’is ei soovita?
Me ei soovita kunagi koostada dokumente tagantjärele ainult selleks, et jätta mulje ettevõtte tegevusest.
Sellised dokumendid on sageli kergesti äratuntavad ning võivad tekitada rohkem küsimusi kui vastuseid.
Meie põhimõte on lihtne:
Dokumente ei looda tegelikkuse varjamiseks. Dokumentidega tõendatakse tegelikkust.
Kui ettevõtte tegelik tegevus vajab muutmist, tuleb muuta ettevõtte tegevust, mitte dokumente.
Kui ettevõtet juhitaksegi sinu kodust?
Ka see ei tähenda automaatselt probleemi.
Oluline on olukorda ausalt hinnata.
Mõnel juhul võib olla mõistlik:
- tugevdada ettevõtte tegelikku tegevust Eestis;
- arvestada koduriigi maksureeglitega;
- või hinnata, kas Eesti ettevõte on sinu jaoks üldse sobiv lahendus.
Kõige halvem lahendus on püüda tegelikku olukorda dokumentidega varjata.
Kas saad ise hakkama?
Tõenäoliselt jah, kui:
- ettevõtte tegevus on lihtne;
- oled valmis oma tegevust jooksvalt dokumenteerima;
- soovid ennetada võimalikke küsimusi tulevikus.
Asjatundja abi tasub kasutada, kui:
- ettevõte tegutseb mitmes riigis;
- oled ainus omanik ja ainus töötaja;
- sa ei ole kindel, kuidas sinu koduriigi maksuamet ettevõtet hinnata võib;
- soovid oma ettevõtte dokumentatsiooni süsteemselt üles ehitada.
Vajad abi?
Kui soovid hinnata, kas sinu Eesti ettevõtte tegevus ja juhtimine on piisavalt dokumenteeritud, aitame selle koos läbi vaadata.
Tasuta 15-minutilise konsultatsiooni jooksul selgitame välja, millised ettevõtte substantsi osad on juba hästi korraldatud ning millele tasuks rohkem tähelepanu pöörata.