See on üks levinumaid viise, kuidas välismaisele omanikule kuuluv Eesti ettevõte võib raskustesse sattuda, kuid sellest räägitakse harva. Raamatupidaja lõpetab ootamatult suhtlemise: ta jääb haigeks, läheb pensionile, vahetab tegevusala või lihtsalt ei vasta enam. Ettevõtte omanik, kes asub sageli välismaal, avastab alles hiljem, et aruanded on esitamata ja maksud deklareerimata. Mõnikord on probleem teistsugune: raamatupidamist on küll peetud, kuid selle kvaliteet ei tekita enam usaldust.
Enne paanikasse sattumist tasub meeles pidada kahte olulist asja.
Esiteks lasub Eestis raamatupidamise ja aruannete esitamise lõplik vastutus alati äriühingu juhatusel. See tähendab, et vastutus jääb sinule sõltumata sellest, kelle oled töö tegemiseks palganud. See võib tunduda ebamugav, kuid annab ka kontrolli: olukorra saab lahendada ilma kadunud teenusepakkuja tagasitulekut ootamata.
Teiseks on raamatupidaja vahetamine tavapärane protsess. Kui see tehakse õiges järjekorras, toimub üleandmine sujuvalt. Kiirustades tehtud otsused võivad aga tekitada just neid probleeme, mida sooviti vältida.
Järgnevalt vaatame samm-sammult, kuidas vahetus turvaliselt läbi viia.
Vajad abi?
Kas soovid vahetada raamatupidajat või vajad abi ettevõtte raamatupidamise taastamisel?
Mõnikord piisab hästi korraldatud üleandmisest. Mõnikord tuleb taastada mitu aastat raamatupidamist. Mõlemal juhul on kõige olulisem tegutseda õiges järjekorras.
Vajad abi raamatupidaja vahetamisel?
Kas soovid enne otsustamist hinnata, kas tegemist on tavapärase teenusepakkuja vahetuse või juba keerulisema taastamisprojektiga?
Selgitame, millised dokumendid tuleb kõigepealt kindlustada, kuidas korraldada ohutu üleandmine ning millises järjekorras probleemid lahendada.
Sinu raamatupidaja kadus (või päevaraamatud on segamini): kuidas Eestis raamatupidajat ohutult vahetada?
See on üks levinumaid viise, kuidas välismaisele omanikule kuuluv Eesti ettevõte võib raskustesse sattuda, kuid sellest räägitakse harva. Raamatupidaja lõpetab ootamatult suhtlemise: ta jääb haigeks, läheb pensionile, vahetab tegevusala või lihtsalt ei vasta enam. Ettevõtte omanik, kes asub sageli välismaal, avastab alles hiljem, et aruanded on esitamata ja maksud deklareerimata. Mõnikord on probleem teistsugune: raamatupidamist on küll peetud, kuid selle kvaliteet ei tekita enam usaldust.
Enne paanikasse sattumist tasub meeles pidada kahte olulist asja.
Esiteks lasub Eestis raamatupidamise ja aruannete esitamise lõplik vastutus alati äriühingu juhatusel. See tähendab, et vastutus jääb sinule sõltumata sellest, kelle oled töö tegemiseks palganud. See võib tunduda ebamugav, kuid annab ka kontrolli: olukorra saab lahendada ilma kadunud teenusepakkuja tagasitulekut ootamata.
Teiseks on raamatupidaja vahetamine tavapärane protsess. Kui see tehakse õiges järjekorras, toimub üleandmine sujuvalt. Kiirustades tehtud otsused võivad aga tekitada just neid probleeme, mida sooviti vältida.
Järgnevalt vaatame samm-sammult, kuidas vahetus turvaliselt läbi viia.
Märgid, et on tõesti aeg vahetada
Mitte iga erimeelsus ei tähenda, et teenusepakkujat tuleb vahetada. Järgmised märgid viitavad aga sellele, et muutus on tõenäoliselt vajalik.
Vastuseid ei tule
Kui raamatupidaja ei vasta päevade või nädalate kaupa, eriti enne olulisi tähtaegu, on see tõsine hoiatusmärk. Selles valdkonnas tähendab vaikus sageli suuremat riski kui halb uudis.
Esitamised hilinevad
Kui saad aruannete või deklaratsioonide hilinemisest teada Maksu- ja Tolliametilt või äriregistrist, mitte oma raamatupidajalt, on usaldussuhe tõsiselt kahjustatud.
Asendust ei ole
Kui kogu teenus sõltub ühest inimesest, võib haigus, puhkus või töölt lahkumine peatada kogu ettevõtte raamatupidamise.
Nähtavad vead
Kui märkad ise ebakõlasid arvudes, käibemaksu arvestuses või netovara olukorras ning keegi ei ole sind probleemidest varem teavitanud, tasub olukord üle hinnata.
Puudub ennetav nõustamine
Hea raamatupidaja ei piirdu üksnes andmete sisestamisega. Ta juhib tähelepanu riskidele ja aitab probleeme ennetada enne, kui neist saavad rikkumised.
Kui tunned ära mitu neist olukordadest, ei ole peamine küsimus enam selles, kas teenusepakkujat vahetada, vaid kuidas teha seda nii, et ettevõtte kohustused jääksid korrektselt täidetuks.
Enne vahetamist: kindlusta see, mis on sinu oma
Kõige suurem viga on lõpetada koostöö enne, kui ettevõtte olulised andmed ja ligipääsud on tagasi saadud.
1. Raamatupidamisandmed
Veendu, et saad kätte pearaamatu, raamatupidamisfailid, varasemate perioodide andmed ja muu ettevõtte raamatupidamist puudutava info. Need kuuluvad sinu ettevõttele: raamatupidamise seaduse (RPS § 12) järgi on just ettevõte see raamatupidamiskohustuslane, kes peab neid säilitama seitse aastat majandusaasta lõpust.
2. Algdokumendid
Kogu kokku arved, lepingud, pangaväljavõtted, palgaarvestuse dokumendid ja muu algdokumentatsioon. Ideaalis on need sul juba olemas, kuid praktikas võib osa neist paikneda teenusepakkuja juures.
3. Ligipääsud
Kontrolli üle ligipääs Maksu- ja Tolliameti e-teenustele, äriregistrile, raamatupidamistarkvarale ning teistele ettevõtte jaoks olulistele süsteemidele. Vajaduse korral määra volitused ümber ja eemalda endise teenusepakkuja ligipääsud.
4. Selge ülevaade olukorrast
Selgita välja, millised aruanded ja deklaratsioonid on esitatud, millised ootavad tegemist ning millise perioodini on raamatupidamine korras. Võimaluse korral küsi see ülevaade kirjalikult.
Kui teenusepakkuja on tõepoolest kadunud ning dokumente ei ole võimalik kätte saada, ei tähenda see ummikseisu. Sellisel juhul tuleb raamatupidamine taastada olemasolevate pangaväljavõtete, lepingute ja tehingupartnerite dokumentide põhjal. See on keerulisem kui tavapärane üleandmine, kuid täiesti lahendatav.
Kuidas raamatupidajat ohutult vahetada
Kui oled otsustanud teenusepakkujat vahetada, on kõige olulisem vältida olukorda, kus ettevõtte kohustused jäävad ülemineku ajal täitmata.
1. Leia uus teenusepakkuja enne vana koostöö lõpetamist
Ära jäta ettevõtet hetkekski ilma toimiva raamatupidamiseta. Kui uus partner on olemas enne vana lepingu lõppemist, saab üleandmise teha rahulikult ja katkestusteta.
2. Lepi kokku selge üleandmise kuupäev
Parim aeg vahetuseks on kuu või majandusaasta lõpp. Nii on üheselt arusaadav, milline teenusepakkuja vastutab konkreetse aruande- või deklaratsiooniperioodi eest.
Keset aruandeperioodi toimuv üleandmine ei ole võimatu, kuid nõuab väga täpset vastutuse jagamist.
3. Lase uuel teenusepakkujal algseis üle kontrollida
Uus raamatupidaja peaks enne töö jätkamist kontrollima:
- algsaldosid;
- pearaamatut;
- käibemaksuarvestust;
- netovara seisu;
- varasemaid aruandeid.
Varakult avastatud vead on enamasti kiiresti parandatavad. Hiljem võivad samad vead mõjutada juba järgmisi aruandeid ja maksudeklaratsioone.
4. Määra iga kohustuse eest konkreetne vastutaja
Üleminekuperioodil peab olema selgelt kokku lepitud:
- kes esitab majandusaasta aruande;
- kes esitab maksudeklaratsioonid;
- millised tähtajad kehtivad;
- kes vastutab pooleliolevate tööde lõpetamise eest.
Kõige rohkem probleeme tekib olukorras, kus mõlemad teenusepakkujad eeldavad, et vajalik toiming tehakse “teisel pool”.
5. Muuda ligipääsud
Kui üleandmine on lõppenud:
- uuenda volitused;
- eemalda mittevajalikud ligipääsud;
- kontrolli, et ettevõtte kõik olulised süsteemid oleksid uue teenusepakkuja hallata.
Korrektselt korraldatud vahetus jääb registri ja Maksu- ja Tolliameti jaoks praktiliselt märkamatuks. See ongi hästi tehtud üleandmise eesmärk.
Kui see pole enam vahetamine, vaid päästmine
Vahel selgub alles dokumente üle vaadates, et probleem on suurem kui teenusepakkuja vahetus.
Näiteks võivad olla:
- mitu aastat esitamata majandusaasta aruandeid;
- maksudeklaratsioonide puudujäägid;
- puudulikud algdokumendid;
- netovara probleemid;
- juba alanud registri- või järelevalvemenetlused.
Sellisel juhul ei piisa enam tavapärasest üleandmisest. Vajalik on ettevõtte raamatupidamise taastamine.
Taastamistöö toimub tavaliselt järgmises järjekorras.
- Kaardistatakse kõik esitamata aruanded ja deklaratsioonid.
- Taastatakse puuduvad dokumendid pangaväljavõtete ja tehingupartnerite dokumentide põhjal.
- Parandatakse varasemad vead.
- Esitatakse aruanded õiges kronoloogilises järjestuses.
- Lahendatakse võimalikud netovara, registri või maksuhalduriga seotud küsimused.
Oluline on vältida kiirustamist. Vale järjekorras esitatud aruanded võivad tekitada uusi vastuolusid ja pikendada kogu menetlust.
Kuidas valida järgmine raamatupidaja?
Kõige parem viis sarnase olukorra vältimiseks on valida teenusepakkuja, kelle töökorraldus vähendab selliseid riske juba algusest peale.
Enne lepingu sõlmimist tasub küsida vähemalt järgmised küsimused.
- Kas teenusel on toimiv asendus, kui vastutav inimene puudub?
- Kas klienti hoiatatakse probleemide eest enne tähtaegade möödumist?
- Kas üle võetud raamatupidamine vaadatakse enne töö alustamist põhjalikult üle?
- Kas vastutus aruannete ja deklaratsioonide esitamise eest on kirjalikult kokku lepitud?
- Kas kliendisuhtlus toimub arusaadavas keeles ning mõistliku reageerimisajaga?
Teenusepakkuja, kes suudab neile küsimustele selgelt vastata, vähendab oluliselt tõenäosust, et sama olukord kordub.
Seotud lugemine
[Hilinenud majandusaasta aruanne Eestis; Kas odav rakendus või asjatundja?; Mida Eesti ettevõtte raamatupidamine tegelikult maksab? (26)]
Vajad abi?
Kas soovid vahetada raamatupidajat või vajad abi ettevõtte raamatupidamise taastamisel?
Mõnikord piisab hästi korraldatud üleandmisest. Mõnikord tuleb taastada mitu aastat raamatupidamist. Mõlemal juhul on kõige olulisem tegutseda õiges järjekorras.
Vajad abi raamatupidaja vahetamisel?
Kas soovid enne otsustamist hinnata, kas tegemist on tavapärase teenusepakkuja vahetuse või juba keerulisema taastamisprojektiga?
Selgitame, millised dokumendid tuleb kõigepealt kindlustada, kuidas korraldada ohutu üleandmine ning millises järjekorras probleemid lahendada.