Raamatupidaja jäi vait. Aruanded on segamini. Maksuvõlast said teada Maksu- ja Tolliametist, mitte oma raamatupidajalt. Nii see tavaliselt algabki.
Enne paanikat üks asi, mis muudab kogu pildi: kohustus oli kogu aeg juhatusel, mitte raamatupidajal. Äriseadustik ütleb lühidalt: „Juhatus korraldab osaühingu raamatupidamist." (äriseadustik § 183). Raamatupidaja teeb tööd, aga vastutus jääb juhatusele. See tähendab, et sina saad asja korda teha juba täna. Sa ei oota kadunud inimest, vaid võtad ise ohjad.
Kindlusta see enne, kui sidemed katkestad
Kõige tähtsam osa on siin. Tee see ära enne, kui vana raamatupidajaga lõpetad, sest pärast on kõike raskem kätte saada.
- Võta oma andmed ja algdokumendid tagasi. Need kuuluvad firmale, mitte raamatupidajale. Firma peab neid säilitama seitse aastat: „Raamatupidamise algdokumente peab raamatupidamiskohustuslane säilitama seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati." (raamatupidamise seadus § 12 lõige 1). Küsi failid ja ligipääs raamatupidamistarkvarale välja.
- Korrasta ligipääsud. Vaata üle, kes pääseb ligi e-MTAsse, e-äriregistrisse ja pangale. Anna õigused uuele inimesele ja võta vanalt ära.
Vaheta õiges järjekorras
Väike järjekord hoiab ära selle, et mõni aruanne kahe raamatupidaja vahele ära kaob.
1. Leia uus raamatupidaja enne, kui vana lõpetab.
2. Anna töö üle perioodi vahetusel, mitte keset kuud.
3. Pane kirja, kes mille eest ülemineku ajal vastutab.
Kui valid uut, vali pigem büroo, kus on asendaja, mitte üksik inimene, kes võib jälle kaduda.
Kui see pole vahetus, vaid päästmine
Kui aruanded on aasta või rohkem esitamata, või kui trahv on juba käes, siis pole see üleandmine, vaid puhastustöö. Ka siis pole olukord lootusetu. Raamatupidamise saab uuesti üles ehitada. Aluseks on panga väljavõte ja tehingupartnerite andmed. Sammud käivad kindlas järjekorras.
Kas võin dokumendid raamatupidajalt lihtsalt välja nõuda?
Jah. Algdokumendid ja raamatupidamise andmed on firma omad, sest säilitamise kohustus lasub firmal. Küsi need kirjalikult ja tähtajaga.
Kes vastutab esitamata aruande eest, kui raamatupidaja selle tegemata jättis?
Ikka juhatus. Töö võib olla ostetud sisse, aga vastutus firma ees jääb juhatusele. Seepärast saadki sina selle ka ära lahendada.
See artikkel on koostatud tehisintellekti abiga.